Quante volte abbiamo guardato gli archivi cartacei dei nostri uffici e ci siamo sentiti sopraffatti? Se è così, siamo in buona compagnia perché il 54% dei professionisti si dichiara insoddisfatto del proprio sistema di archiviazione (o accumulo…) dei documenti cartacei.
I fattori che possono causare il disordine nelle nostre carte sono molti: primi tra tutti la quantità di documenti che riceviamo e che dobbiamo conservare, ma anche la mancanza di un metodo nell’organizzazione e degli strumenti adeguati.
In questa guida spiegheremo come avere un sistema di archiviazione organizzato che ti aiuti a ordinare e gestire le pratiche burocratiche e i documenti importanti.
Cos’è un sistema di archiviazione cartacea?
Partiamo da una definizione piuttosto banale: un sistema di archiviazione cartacea è un locale, un armadio o una cassettiera in cui poter archiviare e organizzare i documenti per conservarli e soprattutto per reperirli durante una ricerca. Il tipo e la dimensione del sistema di archiviazione che sceglieremo non dipende solo dalla quantità di documenti che dobbiamo sistemare e archiviare: dipende soprattutto dal metodo di ricerca che vogliamo attivare per ritrovare i nostri documenti.
Li conserviamo in grandi raccoglitori divisi per anno? Oppure vogliamo conservarli per mittente? O ancora per categorie? Gli utenti hanno elencato questi tra i primi 3 metodi utilizzati e tutti hanno evidenziato lo stesso problema: la difficoltà di reperimento dei documenti e la grande quantità di tempo impiegata nella ricerca.
Questo tipo di sistema di archiviazione viene generalmente effettuato con etichette, scaffali, cassetti o altri scomparti di smistamento ed il primo obiettivo è che i documenti non si perdano o si sporchino o danneggino.
Il tipo più comune di sistema di archiviazione per documenti è uno schedario, anche se spesso abbiamo visto recuperare scatole precedentemente utilizzate per la consegna delle risme di carta per fotocopie o altri contenitori improvvisati.
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Quali sono i pro e i contro dei sistemi di archiviazione cartacea?
Analizziamo alcuni vantaggi e svantaggi per i sistemi di archiviazione fisici che dovremo valutare per individuare gli strumenti più adatti al nostro lavoro.
Professionisti
Risparmiare tempo
A meno che non disponiamo di personale organizzatore professionista, è stato calcolato che di può dedicare da 18 minuti fino a 2,5 ore al giorno alla ricerca dei documenti di cui si ha bisogno.
Tuttavia, con un sistema di archiviazione efficace, è possibile individuare rapidamente il file giusto, risparmiando tempo per altre attività importanti.
Gestire attivamente un sistema di archiviazione fisico non solo fa risparmiare tempo nella ricerca dei documenti importanti, ma evita anche la preoccupazione di dover riprodurre un documento che non viene più reperito.
Maggiore sicurezza
Anche se la tecnologia ha reso la nostra vita generalmente più semplice, i sistemi di archiviazione digitale sono ancora molto onerosi. Se archiviamo i documenti in locale, ad esempio nel nostro computer o nel nostro piccolo archivio esterno, dobbiamo sempre sperare che il nostro device non venga infettati da virus o colpito da qualsiasi problematica hardware, facendoci perdere informazioni preziose.
Con oltre 6.000 nuovi virus informatici rilasciati ogni mese, il rischio che file e documenti importanti vengano rubati o eliminati non è così remoto, soprattutto ora che gli hacker diffondono virus che bloccano le nostre macchine finché non effettuiamo il pagamento di un riscatto.
Poiché un sistema di archiviazione cartaceo non è digitale, non c’è rischio che i documenti vengano cancellati. Tuttavia, anche la carta comporta alcuni rischi. Ecco perché alcuni sistemi di archiviazione fisica sono realizzati per essere ignifughi e impermeabili. Molti includono anche un meccanismo di blocco in modo che documenti più importanti non possano essere rubati o danneggiati.
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Memorizza la carta che ha valore legale
Non qualsiasi documento fisico o digitale può essere riconosciuto dalla legge e utilizzato in tribunale. I legali devono avere a disposizione documenti che siano stati archiviati in maniera sostitutiva, quindi rispettando tutti i criteri previsti dalla norma che garantiscano la completezza e l’immutabilità del documento archiviato.
L’attuale gestione della giustizia italiana, allo stato reale dei fatti, non ha ancora assimilato appieno la validità di documenti archiviati digitalmente in particolari contesti, ad esempio nelle opposizioni in giudizio, e spesso i documenti devono essere presentati fisicamente per essere legalmente validi.
Pertanto, i sistemi di archiviazione cartacea sono ancora un ottimo modo per organizzare i documenti con valore legale e impedire che vengano persi o rubati.
Contro
Errori di archiviazione
Lo svantaggio principale dell’utilizzo di un sistema di archiviazione cartacea è l’errore umano. I problemi comuni riscontrati da professionisti e aziende che utilizzano sistemi di archiviazione fisica sono spesso causati da un’etichettatura inadeguata, frettolosità nell’archiviazione o da elementi inseriti nelle cartelle sbagliate.
Inoltre, una volta che uno spazio ufficio ha accumulato centinaia di documenti come risultato delle operazioni quotidiane, può essere difficile gestire manualmente i fogli.
È sempre più probabile che si verifichino errori, il che si traduce in maggiore tempo dedicato alla riorganizzazione o alla ricerca di documenti allocati in modo errato.
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Costo ricorrente
L’archiviazione fisica richiede la disponibilità di spazi per ospitare il sistema di storage.
Poi c’è il problema del costo dedicato all’acquisto dei materiali per l’archiviazione ed alle persone destinate a questo lavoro. Generalmente questo problema emerge nelle realtà più grandi: ecco perché VIC dispone anche di soluzioni per l’archiviazione digitale e per l’archiviazione sostitutiva. Clicca qui per informazioni
Mantenere un sistema di archiviazione cartacea ben organizzato
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1. Decidere un sistema organizzativo
Che si stia progettando un sistema di archiviazione per un piccolo ufficio o si stia cercando di riorganizzare una intera attività, la prima cosa che dovremo fare è strutturare un sistema di archiviazione condiviso tra tutte le persone che avranno accesso ai documenti.
I metodi che facilitano la ricerca, normalmente prevedono la combinazione di più criteri: Funzione + data di emissione, Mittente + data di ricezione oppure Mittente + area di intervento + data di conclusione…
Quali sistemi organizzativi esistono?
Archiviazione numerica
Questa è un’ottima opzione per i sistemi di archiviazione con un gran numero di documenti e numerosi utenti. È anche efficace per un sistema a cui è collegata una qualche forma di conservazione dei documenti digitale. Invece di ordinare ogni file in base al nome, i file possono essere numerati e i numeri registrati in un file o programma per essere facilmente reperiti da chiunque ne abbia bisogno.
Questo tipo di sistema richiederà del tempo per essere installato, soprattutto se esiste già un sistema meno organizzato, ma è un’opzione molto efficiente a lungo termine.
Archiviazione alfabetica
Questo è generalmente il sistema più semplice da configurare ed è un’ottima opzione per i sistemi di archiviazione personali e le piccole imprese. I documenti vengono archiviati per nome, luogo o oggetto, come il nome della persona o dell’azienda interessata, o per oggetto del file, come ad esempio “Dichiarazione dei redditi”.
L’organizzazione in ordine alfabetico è più semplice dell’organizzazione numerica, perché può essere eseguita facilmente senza la necessità di un’applicazione digitale per dare un senso al sistema. Tuttavia, lascia più spazio all’errore umano. È facile inserire erroneamente file con nomi solo leggermente diversi tra loro. Nel tempo, inoltre, la ricerca diventa piuttosto complicata.
Codici colore
La codifica a colori è una eccellente strategia organizzativa aggiuntiva.
Si possono utilizzare i colori per dividere i documenti per argomenti, persone, categorie o qualsiasi altra modalità adatta al nostro lavoro. È anche possibile aggiungere delle sottocategorie aiutandoci con dei simboli.
2. Separare con ampie categorie
Sicuramente la prima categorizzazione dovrebbe essere effettuata per macroarea: ad esempio Finanziaria, Legale, Amministrativa, Gestionale.
Successivamente è possibile creare sottocategorie, per suddividere ulteriormente i documenti in gruppi più gestibili.
4. Codifica a colori le categorie o tipi di file
L’uso dei colori aiuta in maniera intuitiva a separare i tipi di documenti attualmente in uso e rende più semplice e veloce l’archiviazione definitiva in futuro.
Cassettiere da scrivania e archivi sospesi sono strumenti molto efficaci.
5. Creare una routine per l’archiviazione dei documenti
La procrastinazione è nemica dell’organizzazione, quindi assicuriamoci di archiviare i documenti con regolarità. Seguire questa routine garantirà che tutti i fogli siano sempre dove devono essere e impedirà che vadano smarriti.
6. Gettare regolarmente i vecchi documenti
Mettendo regolarmente in ordine vecchi fascicoli e documenti cartacei, si creerà un efficace sistema di gestione. Ad esempio, si potrebbe individuare mezza giornata al cambio di ogni stagione e dedicarla all’organizzazione.
Un sistema come questo riduce la probabilità che si formino pile di carta e crea più spazio per i documenti in entrata. Inoltre, impedisce che l’archiviazione diventi inadatta alle esigenze di spazio.
È importante avere un contenitore per il riciclaggio e un distruggidocumenti in ufficio in modo che, quando vengono eliminati i vecchi documenti o quelli inutili, siano correttamente eliminati e riciclati.
Conclusioni
Sebbene i sistemi di archiviazione cartacea vengano descritti come obsoleti, sono ancora strumenti essenziali per l’ufficio e possono essere molto utili se utilizzati correttamente.
Un sistema di archiviazione cartacea è un ottimo modo per archiviare e organizzare la carta, soprattutto quando il documento originale potrebbe essere necessario in futuro.